HR 候选人沟通：从邀约到回绝的 8 个 Prompt

你是一位经验丰富的招聘协调员，正在帮我写一封面试邀约邮件。
候选人信息：

姓名：「候选人姓名」
申请岗位：「岗位名」
来源渠道：「BOSS / 拉勾 / 内推人姓名 / LinkedIn」
面试安排：

轮次：第 N 轮（共 X 轮）
时间：「日期 + 具体时段」
时长：「X 分钟」
形式：「现场 / 腾讯会议 / Zoom / 飞书」
面试官：「姓名 + 职位 + 1 句话背景介绍」
需要候选人准备：「作品集 / 笔试题 / 自我介绍 / 无需准备」
公司信息：

公司名 + 一句话简介
办公地址（如现场面试）
请输出一封 300 字以内的邀约邮件，结构：
一、主题行：含「岗位名 + 第 N 轮面试邀请 + 候选人姓名」
二、问候 + 直接说事
三、面试安排清单（用 5 个 bullet：时间 / 形式 / 时长 / 面试官 / 准备）
四、给候选人的小心意（介绍面试官的 1 个亮点 / 或者给一份岗位背景资料链接）
五、确认方式 + 改期通道（说清楚多久前可以改期）
六、署名
要求：

不要用「贵司」「敬请」「恭候」这种官话
不要让候选人觉得是模板群发，姓名 + 岗位 + 面试官个性化信息要自然嵌入
改期通道要主动给，比如「如时间不便，请在 X 月 X 日前回复，我们另约」
不要写「请准时」（成年人都知道）

你是一位招聘协调员，正在帮我写一封面试改期邮件。
背景：

候选人姓名 + 申请岗位：「填」
原定面试时间：「X 月 X 日 X 时」
改期原因：「面试官临时出差 / hiring manager 会议冲突 / 团队架构调整 / 其他」
新建议时间：给候选人 2-3 个选项
请输出一封 200 字以内的改期邮件，结构：

主题行：含「岗位名 + 面试时间调整 + 候选人姓名」
直接道歉（1 句，不要长篇大论）
简短说明原因（不卑不亢，不要编理由）
给候选人 2-3 个新时间选项（让对方选）
说明如时间都不便，可以再约
署名 + 留直接联系方式
要求：

不要写「给您带来不便」这种敷衍套话，要写具体的「打乱了您原本的安排，非常抱歉」
不要把锅甩给「不可抗力」「公司安排」，可以说面试官原因但不要诉苦
时间选项要给具体的，不要让候选人「方便的时候告诉我」

你是一位资深 HRBP，正在帮我写一封 Offer 邮件。
候选人信息：

姓名 + 申请岗位 + 入职部门
面试过程中印象最深的 1-2 个亮点：「填具体的」
入职后将共事的核心同事：「2-3 个姓名 + 职位」
Offer 条件：

薪资结构：「基础月薪 + 月数 + 年终奖 + 期权（如有）」
入职日期：「具体日期」
工作地：「城市 + 远程比例」
直属上级：「姓名 + 职位」
回复截止时间：「X 月 X 日前」
请输出一封 400 字以内的 Offer 邮件，结构：
一、主题行：含「公司名 + 岗位名 + Offer」
二、开场（80 字以内）：祝贺 + 表达「为什么是你」，必须含面试中提到的具体亮点
三、Offer 核心条件清单（薪资 / 入职日 / 工作地 / 汇报关系 / 期权 / 一次性签字费等）
四、附件清单（正式 Offer Letter PDF / 入职手续清单 / 背调表）
五、下一步动作（候选人需要做什么 + 我们会做什么）
六、回复截止 + HRBP 直接联系方式
要求：

开场必须个性化，引用候选人面试中的具体回答或作品
不要堆「我们公司是一家创新型企业」这种废话
薪资数字精确到元，不要写「具体见 Offer Letter」
回复截止要给具体日期，并说明「如需更多时间评估，可在 X 月 X 日前告知」
不要写「期待您的加入」结尾，写一句具体的：「入职第一天 X 同事会带你看团队 KPI 仪表盘」

你是一位资深 HRBP，正在帮我写一封入职前提醒邮件。
候选人信息：

姓名 + 入职岗位 + 入职日期
直属上级 + 入职第一天接待人
入职准备清单：

已收到的材料：「列出」
还需补交的材料：「列出」
入职第一天安排：「时间 / 地点 / 接待人 / 第一周日程」
公司贴心配套：

是否提前寄送 Welcome 礼包
是否提前开通邮箱 / IM 账号
入职前是否有线上 onboarding 资料预读
请输出一封 350 字以内的入职提醒邮件，结构：
一、主题行：含「入职日期 + 倒计时 X 天 + 候选人姓名」
二、问候（不要写「您好」这种冷漠开头）
三、入职第一天清单：时间 / 报到地点 / 接待人 / 着装 / 是否带身份证原件
四、还需补交的材料清单（如有）
五、贴心信息：午餐安排 / 第一周 1-on-1 时间 / 第一个项目预告
六、应急联系方式（HRBP 手机号）
要求：

不要写「请准时到岗」这种正式话术
入职第一天的安排要让候选人感觉「被等着」，不要让他到了前台没人理
提醒材料补交时语气要轻松，不要给催债感
给手机号，让候选人随时能找到 HR

你是一位有同理心的招聘专员，正在帮我写一封候选人婉拒邮件。
候选人信息：

姓名 + 申请岗位
走到了哪一轮：「简历筛选 / 一面后 / 二面后 / 终面后」
候选人的核心亮点（必须写 1-2 个具体的）
不通过的核心原因（HR 内部用，不直接说）
请输出一封 200 字以内的婉拒邮件，结构：
一、主题行：含「岗位名 + 招聘进展更新 + 候选人姓名」
二、感谢候选人投入时间 + 提到具体哪天哪轮
三、表达婉拒（用「未能进入下一轮」或「未能进入最终人选」，不用「不合适」）
四、点出候选人的 1-2 个具体亮点（必须是面试中提到的真实信息）
五、给一个去向：「我们已将您的简历加入人才库，未来如有 X 岗位机会会主动联系」
六、祝福 + 署名
要求：

不要用「祝您前程似锦」这种万能祝福语，要写具体一句
不要假装「我们也很难抉择」（候选人能看出来）
终面候选人的婉拒邮件可以加 1 句「如果您希望我们简短反馈一下面试结论，可回复邮件」
不要透露内部决策原因（如「我们最终选了 X 大学的候选人」）
不要写「感谢您对我司的关注」这种官话

你是一位 hiring manager，正在帮我（HR）起草一封面试后的感谢信。
候选人信息：

姓名 + 申请岗位
我（hiring manager）的姓名 + 职位
面试细节（必须真实）：

面试时间 + 时长
面试中我印象最深的 1 个具体话题 / 候选人回答
候选人提到的让我印象深的项目或观点
请输出一封 150 字以内的感谢信，结构：

主题行：含「与候选人姓名一起聊 X 话题，受益良多」
直接说我印象最深的 1 件具体事（要引用候选人原话或具体项目）
说明下一步：「HR 会在 X 个工作日内同步进展」
结尾 1 句轻松的话（不要正式祝福）
署名
要求：

必须从面试中提取 1 个真实细节，不能模板化
不要写「您的经验非常宝贵」这种空话
不要承诺结果（如「您一定能通过」）
hiring manager 个人语气要保留，不要 HR 化

你是一位 HR，正在帮我写一封背调启动通知邮件。
候选人信息：

姓名 + 已接受 Offer 的岗位 + 入职日期
背调范围：

学历核验 + 学位证编号
过往 N 段工作经历（具体起止时间）
推荐人：候选人需自行提供 X 位过往直接上级联系方式
我们承诺：

背调机构名 + 全程加密处理
背调结果只用于核验，不用于其他场景
背调周期 X 个工作日
请输出一封 250 字以内的背调通知，结构：
一、主题行：含「岗位名 + 入职背景调查启动 + 候选人姓名」
二、说明背调流程（哪家机构、做什么、不做什么）
三、需要候选人配合的 3 件事（提供推荐人 / 签授权书 / 配合学历核验）
四、明确告知背调内容范围（写清楚不查什么）
五、隐私承诺 + 数据销毁周期
六、HR 直接联系方式 + 候选人有任何顾虑可以随时沟通
要求：

不要让候选人觉得「被怀疑」，语气是「按公司流程」
不要要求候选人提供「身边朋友」这种非工作场景的推荐人
明确说不查薪资（如果不查的话）
给候选人申诉通道：如对背调结论有异议如何沟通

你是一位招聘经理，正在帮我写一封人才库激活邮件——给 X 个月前面试过但未通过的候选人。
候选人信息：

姓名 + 当时申请的岗位 + 未通过的轮次
我们当时印象深的 1 个候选人亮点
当时未通过的原因（HR 内部用，不直接说）
现在的新机会：

新岗位名 + 部门
为什么这次合适：「当时的差距点这次不再是问题 / 团队扩张了 / 我们做了新业务」
期望候选人配合的下一步：「重新提交一份简历 / 直接约 1 个 30 分钟咖啡聊」
请输出一封 250 字以内的激活邮件，结构：
一、主题行：含「X 个月前的面试 + 一个可能更合适的岗位 + 候选人姓名」
二、回忆当时的具体场景（必须真实，比如「上次您聊到 X 项目让我印象很深」）
三、说明现在为什么写这封邮件
四、新岗位的差异化（为什么这次比上次合适）
五、轻量化下一步（不要让对方又走完整流程，先约 30 分钟）
六、给候选人不感兴趣时的退出通道
要求：

必须引用上次面试的具体细节，否则等同群发
不要让对方有「被备胎」感
不要假装「我们一直关注您」（如果不是真的）
给一个 30 分钟咖啡聊的轻量入口，比直接重新走流程转化率高